OFFRE D’EMPLOI

RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION ET FINANCES

 

 
 

〰️ L’ORGANISME

La Pépinière | Espaces Collectifs est un organisme à but non lucratif voué à développer des villes plus participatives. Né en 2014 d’une initiative citoyenne, l’organisme est aujourd’hui le chef de file du mouvement du placemaking au Québec, avec plus de 30 projets réalisés. Forte de son expertise, La Pépinière met en œuvre des programmes pour soutenir la démultiplication du nombre d’espaces collectifs et le nombre d’acteurs en capacité de les porter.

〰️ LE MANDAT

Relevant de la direction générale, le responsable de l’administration et finances a un rôle clé dans la planification et l’encadrement des activités comptables, financières, administratives et juridiques de l’organisme. En tant que responsable de service, il dirige et encadre une équipe de 5 personnes déjà en place dont deux comptables, une commis comptable, une  un coordonnateur financier et coordonnatrice administrative. Son équipe contrôle, mesure et documente la performance globale des activités de l’organisation. Le responsable a une vue d’ensemble des dossiers en cours et informe la direction générale de la santé financière et de l’état des activités de l’organisme. Il agit à titre de représentant de l’organisme auprès des intervenants de l’administration publique, assurances et des institutions financières.

〰️ LES FONCTIONS :

Le rôle du responsable à l’administration et finances consiste à :

  • Supervision de service

    • S’assurer de la bonne communication et de la bonne logistique du service de l’administration afin de l'optimiser ;

    • Communiquer à la direction générale les objectifs, priorités, activités et recommandations d’amélioration du service de gestion ;

    • Diriger et coordonner les projets d’amélioration continue du service ;

    • Guider, développer les employés de l’équipe finances, administration et comptabilité et assurer un leadership actif ;

    • Évaluer et former les membres du service afin d'optimiser leurs performances;

    • Lorsque requis, identifier les besoins en terme de personnel et les communiquer à l’équipe des ressources humaines.

  • Finances

    • Supporter la direction dans l'élaboration du budget annuel, des états financiers et du rapport annuel ;

    • Assurer le suivi du budget global tout au long de l’année ;

    • En collaboration avec la direction et le coordonnateur des finances, superviser la préparation des budgets pour les différents départements et activités de l’organisation et assurer un suivi des budgets approuvés ;

    • Identifier les sources d’aides financières disponibles pour les activités de l’organisation et participer aux demandes de subventions ;

    • Informer régulièrement la direction sur l’évolution de la situation financière de l’organisation ;

    • Tenir à jour quotidiennement le mouvement de trésorerie et signaler tout écart;

    • Orchestrer la trésorerie de manière à garantir hebdomadairement les fonds nécessaire pour couvrir les fournisseurs et les employés ;

    • Préparer les rapports pour la direction de l’état des finances, du fond de roulement et des prévisions de la rencontre des objectifs de l’exercice fiscal en route ;

    • Participer au développement de la relation avec les institutions financières et les partenaires financiers et fournisseurs.

  • Comptabilité

    • Suivre l'exécution du cycle comptable dans son entièreté et préparer l’émission des états financiers mensuels et des tableaux de bord stratégiques en temps opportun ;

    • Assurer la conformité des états des résultats mensuels et faire les corrections nécessaires ;

    • S’assurer que toutes transactions soient conformes aux règles comptables et budgétaires en vigueur.

  • Administration

    • Préparer et participer aux réunions de travail et aux séances du Comité Conseil et rédiger les procès-verbaux;

    • Coordonner le développement des dossiers légaux ;

    • Étudier et préparer tout projet de règlement, contrat, convention ou appel d’offres ;

    • Assurer le suivi et les mesures de l’amélioration continue (rentabilité, processus d’affaires, système d’information, outil comptable, gestion des risques, etc.) ;

    • Assurer une gestion optimale des espaces de travail;

    • Avec la direction et les membres du service, développer les politiques et procédures de contrôle pour répondre aux exigences en matière d’informations financières et aux besoins de gestion de l’organisme ;

    • Assurer la conformité de l’organisme aux exigences de déclaration des différents paliers gouvernementaux ;

    • Assurer que les biens et les activités de l’organisation sont protégés par des assurances appropriées (responsabilités civile, assurance biens, administrateurs et dirigeants, erreur et omission, assurances auto);

    • Veiller au respect des normes de la CNESST et des autres aspects juridiques de l’organisme (contrat de service) ;

    • Rapatrier l’ensemble des contrats (financement, ventes et partenariats) et communiquer aux personnes concernées les livrables convenus.

〰️ PROFIL RECHERCHÉ

Exigences

  • Formation universitaire en administration/finances

  • 2-3 ans d’expérience dans un poste similaire

  • Bonne connaissance du fonctionnement d’un OBNL

  • Bonnes connaissances des normes CNESST

  • Compréhension des processus d’affaires et aisance en négociation

  • Maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit

  • Expérience en supervision d’équipe et en gestion budgétaire

Compétences et attitudes recherchés

  • Discernement, respect, diplomatie et intégrité

  • Esprit d’équipe et habilité à créer une atmosphère de coopération

  • Sens de la planification et de l’organisation

  • Capacité à créer des processus et outils de travail

  • Résolution de problème et capacité de synthèse

  • Transparence en matière de communication et gestion

〰️  LES VARIAS

  • Entrée en poste en avril 2019

  • Poste à temps plein

  • Salaire selon expérience

  • Horaire flexible

Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation à talents@pepiniere.co avant le 10 frevrier 2019.

Nous vous remercions tous et toutes de votre intérêt pour le postes, toutefois seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.


* La Pépinière reconnaît l’importance de la diversité et y accorde une grande valeur dans sa culture d’entreprise. Afin de favoriser l’égalité d’accès à l’emploi, nous encourageons toute personne issue de groupes minoritaires à postuler.